Ledelse kræver nærvær – også selvom det er på afstand. For EKKOfonden har nærvær altid været et vigtigt element i ledelsen. Men i en tid, hvor vi skal være nærværende på afstand, stiller det særlige krav til ledelsesstilen. Højt informationsniveau og tilgængelighed er nogle af elementerne, der er i fokus.

”Medarbejderne skal mærke, at jeg er på arbejde endnu mere, end når jeg er på kontoret. Det betyder, at jeg sørger for at være tilgængelig på telefonen, at jeg svarer hurtigt på mails, og at jeg også giver besked, når jeg ikke er tilgængelig,” fortæller Vibeke Müller, der er chef for EKKOfondens botilbud i Jylland og på Fyn.

Lige nu er emnet ’nærværende ledelse’ særligt aktuelt i både EKKOfonden og mange arbejdspladser landet over. Botilbuddene i EKKOfonden bliver drevet af nødberedskab og arbejder efter myndighedernes anvisninger under coronakrisen. Det betyder, at mange af EKKOfondens medarbejdere arbejder hjemmefra, mens andre arbejder ude på de enkelte botilbud. Det stiller særlige krav til ledelsen.

”Ingen må føle, at de står alene. Da personalet på et af vores bosteder oplevede, at en borger fik symptomer på at være smittet med coronavirus, valgte jeg selv at køre ned med værnemidler for at vise, at jeg var der. Jeg kunne selvfølgelig ikke gå ind til personalet, men bare det at være til stede og vise sin tilstedeværelse har en betydning i den situation,” fortæller Vibeke Müller og fortsætter:

”Medarbejderne havde helt styr på situationen. Men de skulle vide, at jeg vidste, at det her var en særlig situation, fordi det var første gang, personalet oplevede, at en borger havde symptomer. Jeg fornemmer, at det betyder meget, at jeg er tæt på, særligt i de ekstraordinære situationer,” siger Vibeke Müller, der, som et vigtigt element, nævner EKKOfondens særlige hotline for spørgsmål om coronavirus og COVID-19.

Hotline til information

EKKOfonden oprettede allerede tidligt i marts måned en særlig hotline, så medarbejderne døgnet rundt kan ringe og få svar på alle spørgsmål om fx smitte, værnemidler og symptomer. Det er Lene Slotsdal Pedersen, der er chef for EKKOsupport og uddannet sygeplejerske, der står for hotlinenen.

”Medarbejderne og lederne har den nødvendige viden og erfaring til rådighed, så de kan koncentrere sig om deres kerneopgave. Det betyder, at de kan være tilstede i deres arbejde med borgerne fremfor, at hver medarbejder eller leder skal bruge tid på at søge viden,” siger Vibeke Müller.

Selvom det stadig kun er godt en måned siden, at coronakrisen forandrede hverdagen i EKKOfonden og i resten af Danmark, har det været vigtigt for Vibeke Müller hurtigt at få en fast struktur i sin ledelsesstil. Hun holder møde hver uge på Teams med afdelingslederne på botilbuddene, og telefonen er pludselig blevet et endnu mere vigtigt arbejdsredskab end tidligere.

”Jeg skal være til at få fat på hele tiden. Hvor jeg måske tidligere godt kunne være utilgængelig nogle timer på grund af møder eller andre ting, så gør jeg nu meget ud af at fortælle medarbejderne, hvornår jeg ikke er tilgængelig – og hvorfor jeg ikke er det,” fortæller Vibeke Müller.

Mange af lederne er med i vagtplanen ude botilbuddene for at skabe tryghed og være tæt på både medarbejdere og borgere.

”Afdelingslederne skal være synlige samtidig med, at de også skal passe på ikke at blive smittede. Min rolle som deres leder er at understøtte afdelingslederne i at være tydelige, eksempelvis ved at have et højt informationsniveau, der når ud til alle medarbejdere. Det kan være i forhold til fx besøgsforbud eller anvendelse af værnemidler. Afdelingslederne har etableret en helt ny struktur for borgerne på bare få dage. Det har også stillet store krav til deres lederskab. Med en tydelig og nærværende ledelse og adgang til viden via vores hotline har vi skabt plads til den opgave,” siger Vibeke Müller.

Værdier skaber nærvær

Nærværende ledelse er generelt et centralt begreb i EKKOfonden. Også i den aktuelle krise.

”Netop derfor ligger det os naturligt at arbejde med at skabe nærvær på alle parametre,” fortæller Annette Solskov, der er direktør for botilbuddene i EKKOfonden.

”Ledelse handler om at gå foran og være der, når det gælder. Hos EKKOfonden er det vigtigt, at afdelingslederne for botilbuddene ikke sidder på et kontor væk fra personale og borgere. Lederne skal være tæt på den pædagogiske kerneopgave – i stedet for at lave kontoropgaver,” siger Annette Solskov, der også lægger stor vægt på styrken i EKKOfondens arbejde med klare værdier som et pejlemærke – for både ledelsens og medarbejdernes praksis i hverdagen.

”Vores arbejde i EKKOfonden er drevet af nogle særlige værdier. Det er engagement, kommunikation, kompetence og omsorg. Det handler både om vores måde at drive virksomhed på, såvel som vores måde at være sammen som kolleger og i vores måde at møde borgerne. Særligt i en tid, hvor vi skal være nærværende på afstand. På den måde skaber værdierne også et nærvær, fordi vi deler samme værdier i tilgangen til opgaven. Når alle ansatte har samme veldefinerede værdisæt, så betyder det, at alle kender kursen – uanset hvor meget båden bliver rusket i stormen,” siger Annette Solskov.

Guldet i krisen

Netop værdierne har, ifølge Vibeke Müller, været tydelige i den måde, som medarbejderne på botilbuddene hurtigt har formået at skabe en ny struktur for borgerne på. Hun er imponeret over, hvordan afdelingslederne har formået også at se ”guldet i krisen”, som hun kalder det.

”Vi skal huske også at se på de positive ting i den aktuelle krise. Og mange af de tilbagemeldinger, som jeg hører fra afdelingslederne er, at der også er positive ting i de ændringer, der er sket i hverdagen. Der er mere ro på, og der er mere ro og samvær, fordi der jo er ingen, der skal noget i løbet af dagen. Nogle af de positive ting, skal vi prøve at tage med os, når vi skal tilbage til en mere normal hverdag,” siger Vibeke Müller.

 

5 gode råd til nærvær i en krisetid

Vær tilgængelig

Sørg for at medarbejderne altid kan få fat på dig. Og fortæl, når de ikke kan.

Lav fast struktur for møder

Selvom I ikke kan mødes fysisk, så er det vigtigt at mødes og dele viden. Hold fast i jeres mødestruktur, selvom hverdagen er ændret.

Højt informationsniveau

Medarbejderne har brug for at føle sig informeret, så de ikke står alene med udfordringerne. Hold fast i videndeling digitalt – både mundtligt og skriftligt.

Gør viden tilgængelig

Hjælp medarbejderne med at holde fokus på kerneopgaven ved at gøre den nødvendige specialviden tilgængelige på en nem måde. EKKOfonden har eksempelvis oprettet en hotline med adgang til viden om coronasmitte/COVID-19, så ingen er i tvivl om, at der altid er kvalificeret hjælp at hente.

Hold fokus på værdierne

Værdierne skal vise deres værd i en krisetid. Men som leder kan du selv være rollemodel for værdierne og bruge dem som dit eget pejlemærke i krisen.